Место электронного документооборота в системе управления предприятием

2004 год, статья была опубликована в Эксперт (Приложение Эксперт-Урал)

С точки зрения внедренца задача автоматизации документооборота на предприятии с несовершенной системой управления (с дублирующими функциями, размытой ответственностью и т.п.) выглядит как сложная, поэтому привлекательна — своего рода хитрое плетение информационных кружев. Им создается сверхсложная система документооборота в соответствии со сверхсложной негармоничной системой управления.

Но пока в бизнес-гонке один совершенствует спицы в колесе велосипеда, другой уже лидирует на новеньком автомобиле.

Вряд ли кто-то будет оспаривать факт, что электронный документооборот служит дополнительным конкурентным преимуществом и упускать его не очень разумно.

Но мне бы хотелось остановиться на более частном вопросе — при каком условии можно гарантировать его эффективность.

Для ответа обратимся к смыслу документооборота, его месту в управлении организацией.

Во-первых, документ как носитель какой-либо важной информации является лишь порождением или следствием системы управления, представленной через элементы, структуру, функции и процессы деятельности предприятия. Как известно, в целях поиска оптимального решения рассматривать надо причину, а не следствие. Поэтому простой перенос информации в электронный формат будет лишь косметической мерой, только скрывающей от трезвого анализа внутренние управленческие противоречия.

Во-вторых, помимо совершенствования документооборота на обычном предприятии, как правило, происходят и другие нововведения и преобразования (например, внедрение CRM-системы, управленческого учета и отчетности, система управления качеством и др.). Измененный под влиянием CRM-системы бизнес-процесс влияет на документооборот также как и любые другие изменения в организации. Необходимо об этом помнить, поэтому раз и навсегда заведенный жесткий порядок документооборота — миф. Гибкость же его обеспечивается той самой системой управления более высокого порядка.

По указанным и другим причинам настоятельно рекомендуем руководителям обратиться в первую очередь ко всей системе управления предприятием, а уж потом экономить на бумаге и ускорять обмен информацией. Задав пуле неправильную траекторию даже при феноменальном ускорении, Вы рискуете «убить не того зайца».

К сожалению, тема эффективной целостной системы управления популярна не так, как нам бы хотелось. Во всяком случае, на термин «электронный документооборот» обернется больше любопытных чем на «системная модель предприятия». Во многом это связано со стремлением прогрессивных руководителей ко всему новому и неизведанному. Кроме того, признать, что система управления выстроена не совсем эффективно сложнее, чем решиться на «ускорение» того, что есть.

В любом случае, радует, что есть немало предприятий, которые начинают «с начала» — с упорядочивания деятельности. На втором этапе вопрос электронного документооборота решается уже без особых проблем — дело техники. И вот при такой логической последовательности уже действительно можно гарантировать, что электронный документооборот будет эффективным и окупаемым с точки зрения затрат на внедрение.